Collega's of samenwerkende organisaties zijn vaak niet op hetzelfde kantoor aan het werk, maar werken wel gezamenlijk aan een project, waarbij documenten en kennis moeten worden gedeeld. Snel en gemakkelijk toegang tot de juiste versies, de juiste mensen met kennis of de juiste informatie is een vereiste, maar blijkt in de praktijk moeizaam.

Verschillende applicaties van verschillende softwareleveranciers die lastig met elkaar integreren. Gevolg: projecten duren onnodig lang, veel zaken worden dubbel opgepakt, irritatie alom.

Dit kan eenvoudig worden tegengegaan door inzet van oplossingen die specifiek zijn gericht op effectief samenwerken, informatie ontsluiten en kennisbronnen die snel toegankelijk zijn. Daarnaast vereist de instroom van jonge afgestudeerden een nieuwe manier van samenwerken. Nieuwe generaties zijn opener en delen belangrijke informatie via internet. Hierdoor worden organisaties min of meer gedwongen na te denken op welke manier 'social software' op een zakelijke, betrouwbare manier kan worden ingezet.